Bardzo często nie poświęcamy zbytniej uwagi temu, w jakich warunkach przechowujemy nasze dokumenty. W niektórych przypadkach nie myślą o tym zbyt często nawet duże firmy czy instytucje państwowe. Gdzie w głowie mamy przekonanie, że sejfy i specjalna ochrona należy się: gotówce, biżuterii kosztownościom czy broni palnej. Nic bardziej mylnego. Odpowiednie przechowywanie dokumentów może być równie ważne. A ich utratą równie kosztowna. Warto przemyśleć ten temat, zamiast narażać siebie i innych na straty.
Dlaczego warto zadbać o bezpieczeństwo dokumentów?
Przemawia za tym szereg argumentów. Po pierwsze starty powstałe w postaci ich kradzieży mogą być bardzo bolesne. Szczególnie jeśli informacje dotyczą osób trzecich i są chronione przed upublicznieniem przez odpowiednie akty prawne i dyrektywy – nie tylko RODO. Argument ten tyczy się w szczególności różnych informacji z zakresu kadrowości i księgowości firmy; ale także na przykład danych przechowywanych przez różnego rodzaju kancelarie prawnicze. Złodzieje mogą narobić bardzo dużo szkód, jeśli w ich ręce dostaną się przechowywane przez nas dokumenty. Ta zasada ma zastosowanie nie tylko w przypadku firm, ale także w odniesieniu do naszych gospodarstw domowych- o czym również warto pamiętać.
Pożary to także problem.
Złodzieje nie są jedynym zagrożeniem. Problem może być dużo bardziej prozaiczny. Taki jak pożar czy katastrofa naturalna. Prawdopodobieństwo tych wydarzeń jest nawet większy, aniżeli realna groźba włamania.
W takim wypadku zakup sejfu ognioodpornego, który jest w stanie wytrzymać wysokie temperatury przez jak najdłuższy okres czasu wydaje się być najlepszym rozwiązaniem.
Jaki sejf lub szafa będą najlepsze do przechowania naszych dokumentów?
W tym wypadku powinniśmy zwrócić uwagę na kilka aspektów. Po pierwsze wymiary. Lepiej jest kupić większy sejf lub szafę na dokumenty. Dokumentów z czasem prawdopodobnie będzie nam przybywać. Ważna jest także odpowiednia budowa wnętrza, szuflady na segregatory czy różne akta. Jak już zostało wspomniane wcześniej ognioodporność to także bardzo ważna przesłanka, o której nie można zapominać. Na koniec warto zwrócić uwagę na wszelkiego rodzaju zabezpieczenia oraz sposób otwarcia i posiadania dostępu do dokumentów. Tutaj także technologia daje nam szereg rozwiązań, z których możemy skorzystać.
Bezpieczeństwo dokumentów to w dzisiejszych czasach absolutny priorytet. Niestety część ludzi wciąż lekceważy ten fakt. Lepiej jednak zabezpieczyć się na wypadek różnych okoliczności tak, aby nasze dokumenty były zawsze bezpieczne. Przeczytaj więcej: hartmann-tresore.pl/sejfy/sejf-na-dokumenty/
